Kunst der richtigen Worte: Wie man Feedback gibt und annimmt

Dortmund (dpa/tmn) – Reden hilft. Das gilt auch im Job. Feedback sei in Unternehmen ein wichtiges Führungsinstrument, erklärt Tanja Finke-Schürmann, Business-Coach aus Dortmund. Denn konstruktive Rückmeldungen an die Mitarbeiter förderten die Weiterentwicklung.

Nützlich sind Feedback-Gespräche auch unter Kollegen unter vier Augen oder in Teams. Doch dabei kann viel schiefgehen. Wann ist Feedback sinnvoll? Man kann es jährlich im Team oder unter vier Augen geben – doch nicht nur dann. «Auch zwischendurch nach besonderen Herausforderungen oder besonders guten oder auch schlechten Leistungen der Mitarbeiter», sagt Stefanie Berg, Employer Branding Managerin aus Bielefeld.

Das Feedback sollte nicht spontan aus dem Bauch heraus erfolgen, sondern in einem passenden Moment und mit guter inhaltlicher Vorbereitung. «Man muss sich Zeit nehmen, um die Situation der einzelnen Mitarbeiter und ihre Leistungen genau zu analysieren», sagt Tanja Finke-Schürmann. Besser geht man im Gespräch auf konkrete Situationen ein und gibt passgenaues Feedback, empfiehlt Berg und warnt: «Nichts ist schlimmer als allgemeine Phrasen.»

Nicht immer ist Feedback positiv. «Das greift fast zwangsläufig das Selbstwertgefühl des Kritisierten an», sagt Finke-Schürmann. Sie rät: «Sprechen Sie über Verbesserungspotenziale in der Sache und kritisieren Sie nicht die Person als solche.»

Hanne Bergen, Karriereberaterin aus Hamburg, rät zur 3-W-Methode – für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Zunächst gilt es, ohne Wertung die eigene Wahrnehmung zu beschreiben («Ich habe die Situation so erlebt, dass…»). Dann wird die resultierende Wirkung benannt («Das hat mich beunruhigt, weil ich befürchte, dass…»), um anschließend einen positiven Wunsch zu formulieren («Meine Idee wäre, dass Sie zukünftig…»). Der Effekt: «Auf diese Weise benennt man ein Problem, ohne den anderen direkt anzugreifen – im Gegenteil, man macht ihm sogar ein motivierendes Angebot, sich gezielt zu verbessern.»

Als Feedback-Geber sollte man negative Emotionen nicht mit ins Gespräch zu nehmen. «Wer etwas verändern will, muss mit seinem Feedback immer ein positives Klima schaffen», sagt Bergen.

Ebenfalls wichtig: Das Feedback sollte so konkret wie möglich sein. Ein allgemein gehaltener Satz wie «Sie müssen einfach geduldiger sein» führe nur zu vielen Fragezeichen beim Empfänger, so Bergen. «Der fragt sich dann natürlich, wie dieses Bild entstehen konnte.» Besser seien situationsbezogene Äußerungen, wie «Ich habe Sie in dem Abschlussgespräch mit dem Kunden XY so erlebt».

Wer vom Chef zum Feedback-Gespräch gebeten wird, ist oft nervös. Hanne Bergen empfiehlt, möglichst ruhig zu bleiben und sich fest vorzunehmen, in Ruhe zuzuhören. Sich nicht einzumischen oder zu rechtfertigen, wenn kritisierende Worte fallen, sei gar nicht so leicht. «Dafür braucht man etwas Disziplin.»

Und wenn die Worte richtig am Selbstwertgefühl nagen? «Dann sollte man nochmal nachfragen, ob man das Feedback richtig verstanden hat», empfiehlt Berg. Oft entstehen durch eigene Interpretationen auch Missverständnisse, Worte kommen falsch an. Gezieltes Nachfragen könne manchmal die eine oder andere Missstimmung beheben.

Fotocredits: Martin Schutt