So gelingt die Kommunikation im Job

Freiburg/Zürich – Reden, wie der Schnabel gewachsen ist: Nach diesem Prinzip gehen die meisten auch im Chat oder in privaten E-Mails vor.

Mit der Rechtschreibung nimmt man es nicht so genau, stattdessen gibt es ja Smileys, und Anrede und Verabschiedung sind dann auch eher unwichtig. Was in der Familie oder im Freundeskreis noch okay ist, kann auf der Arbeit aber schnell unpassend wirken – vor allem dann, wenn am anderen Ende der Leitung der Chef sitzt. Welche Regeln gelten für die elektronische Kommunikation im Büro?

– Rechtschreibung: «Eine nachlässige Rechtschreibung ist wie ungeduscht ins Büro gehen», sagt Coach und Etikette-Expertin Elisabeth Bonneau. Wer den Kollegen oder gar dem Chef per Mail oder im Chat keinen Buchstabenhaufen schickt, zeige auch seinen Respekt. Zeitgleich werde man so auch selber eher respektiert. «Die Rechtschreibung dient ja auch der Verständlichkeit», sagt Bonneau – und empfiehlt deshalb, auch auf Groß- und Kleinschreibung sowie Zeichensetzung zu achten.

– Anrede unter Kollegen: In der ersten Mail oder Nachricht sollte man nicht auf die Anrede verzichten. «Das gilt in Deutschland als sehr unhöflich», sagt Bonneau. Zwei Ausnahmen: Man schickt jemandem während eines Telefonats eine Zusatzinformation, oder die Mails gehen in kurzer Zeit hin und her. Innerhalb eines Unternehmens sind Anreden wie «Lieber…» oder «Hallo» meist in Ordnung.

– Anrede gegenüber dem Vorgesetzten: Gerade in konservativen Unternehmen und Branchen gelten bei großen Statusunterschieden Extraregeln. Ein Trainee in einer Bank sollte den Abteilungsleiter ruhig mit «Sehr geehrter…» anschreiben, rät Bonneau. Erwidert der Abteilungsleiter die höflich-förmliche Variante, sollte der Trainee im weiteren Mailverlauf dabei bleiben – ansonsten darf er die Anrede anpassen. Ähnlich ist es bei Titeln: Hat jemand einen Doktor oder Professor, sollte man denjenigen auch damit anschreiben, rät Bonneau. Das gilt selbst dann, wenn derjenige in seiner Schlussformel auf Grad oder Titel verzichtet.

– Emojis: «Adressatengerecht» ist hier das Stichwort, so Bonneau. «Wenn der Chef selber mal ein «Schönen Abend» mit einem Glas Rotwein versehen schickt, darf man selbst auch mal einen Emoji verwenden», sagt sie. «Ansonsten lässt man besser die Finger davon.» In offiziellen Dokumenten haben Emojis aber nichts zu suchen, warnt Beraterin und Coach Anne Forster. Ansonsten dürfe es aber schon mal ein Smiley sein. «Das wirkt nicht unbedingt unprofessionell, gerade wenn man sich kennt.» Es kann sogar nützlich sein: «Emojis beeinflussen, wie das Gesagte wahrgenommen wird.»

– Schnelligkeit: «24 Stunden, um eine Antwort zu geben, sind die Obergrenze», sagt Forster. Das gelte für Mails, nicht für Chats. Denn diese ersetzen häufig den persönlichen Kontakt und erfordern daher im Prinzip sofort eine Antwort. Ähnlich sieht es Bonneau: Antworten sollte man «so schnell wie möglich». Manchmal sei es jedoch weniger eilig: etwa wenn jemand schreibt, dass er etwas bis morgen um 14.00 Uhr braucht. Da reicht es, im Laufe des Tages mit einem kurzen «Okay» zu antworten. Und natürlich spielt auch der Status des Absenders eine Rolle: Antworten an den Chef gehen in der Regel vor.

– Privates: Dem Arbeitgeber steht es frei, Privates am Arbeitsplatz und während der Arbeitszeit zu untersagen, sagt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht. Dabei sei unerheblich, ob man Privates mit Externen bespreche oder mit Kollegen. Entweder gibt es dazu eine offizielle Ansage – also eine Erlaubnis oder ein Verbot – oder man findet dazu etwas in der Betriebsvereinbarung. «Rechtlich gilt: Wenn es nicht ausdrücklich erlaubt ist, ist es verboten.» In der Praxis werde aber vieles geduldet, so die Expertin.

– Kontrolle: Eine Rundumüberwachung des Computers darf es laut Oberthür nicht geben. Ist die Privatnutzung gestattet, sind die Möglichkeiten der Kontrolle durch den Arbeitgeber sogar noch geringer. Es komme immer darauf an, was im Einzelfall als verhältnismäßig gilt: Ohne das Einverständnis des Mitarbeiters darf der Chef daher zum Beispiel nicht auf Mails oder Chatverläufe zugreifen. Nichtsdestotrotz sollte man Vorsicht walten lassen, sagt die Anwältin: «Die virtuelle Welt hat nicht denselben Schutz der Vertraulichkeit wie das heimische Wohnzimmer.»

Fotocredits: Karolin Krämer,Markus Breig,Anne Forster
(dpa/tmn)