Auf die Vorbereitung kommt es an: Das müssen Sie vor einer Telefonkonferenz wissen

Damit eine Telefonkonferenz möglichst reibungslos zum gewünschten Ziel führt, ist es unerlässlich, dass sich sowohl der Moderator der Konferenz als auch die Konferenzteilnehmer optimal auf sie vorbereiten. Da Telefonkonferenzen hin und wieder recht kurzfristig einberufen werden müssen und somit nicht immer Zeit für eine umfassende Vorbereitung bleibt, erhalten Sie im Folgenden eine kurze Checkliste.

Fragen, die im Vorfeld geklärt werden sollten

1. Worin liegt das Ziel der Telefonkonferenz? Entscheidungsfindung, Informationsaustausch oder Präsentation?
2. Welche Themen werden während der Konferenz behandelt und welche Unterlagen werden benötigt?
3. Wer wird an der Konferenz teilnehmen?
4. Wo befinden sich die Teilnehmer und welche Kommunikationsmittel (Festnetz-, Mobil- oder Internettelefon) verwenden sie?
5. Für wann ist die Konferenz angesetzt?
6. Wie lange wird sie in etwa dauern und wie viel Redezeit haben die Teilnehmer für ihr jeweiliges Thema?
7. Wie wird die Rollenverteilung der Konferenzteilnehmer aussehen?

Worauf ist während der Konferenz zu achten?

1. Pünktlicher Konferenzbeginn zur vereinbarten Zeit
2. Einhaltung gängiger Verhaltensregeln insbesondere die für Telefonkonferenzen
3. Anweisungen des Konferenzleiters befolgen
4. Einhaltung der festgelegten Rollenverteilung und Redezeit
5. Teilnehmer stets aussprechen lassen
6. Technik- und/oder standortbedingte Sprachverzögerungen berücksichtigen
7. Hintergrundgeräusche und sonstige Störungen vermeiden
8. Telefon außerhalb der eigenen Redezeit stumm schalten
9. Laut und deutlich sprechen

Weitere, ausführliche Informationen zum Thema Telefonkonferenz finden Sie hier.

Anmerkung in Bezug auf Videokonferenzen

Neben herkömmlichen Telefonkonferenzen nutzen Unternehmen heutzutage auch vermehrt Videokonferenzen, bei denen sich die Konferenzteilnehmer via Videoübertragung sehen können. Selbstverständlich gelten hierbei dieselben Regeln wie bei Telefonkonferenzen. Darüber hinaus sollten folgende Punkte ebenfalls beachtet werden.

1. Achten Sie auf ein gepflegtes Äußeres und eine entsprechende Umgebung
2. Achten Sie auf Ihre Körperhaltung, Gestik und Mimik
3. Achten Sie darauf, stets im Kamerafokus zu bleiben
4. Achten Sie auf eine klare Aussprache

Achten Sie im Allgemeinen vor allem auf alle Dinge, die Sie selbst von Ihrem Gesprächspartner erwarten würden. Sollten Sie sich bei der Hardware unsicher sein, testen Sie diese zunächst Intern und lösen Sie Probleme bevor Sie Telefon- oder Videokonferenzen terminieren.

Foto: ThinkstockPhotos, 466170743, iStock, LDProd